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La solution pour une gestion optimisée des notes de frais

Sans valeur ajoutée réelle, le traitement des notes de frais est une tâche lourde pour une entreprise. D’autant plus, quand elle commence à s’agrandir. Il est également coûteux dans la mesure où il demande bon nombre de ressources dont le salarié, le dirigeant, l’équipe administrative et financière. Cependant, la gestion des frais professionnels doit rester primordiale, car c’est un flux financier important au sein de l’organisation. Aucune disposition légale n’impose à une entreprise d’utiliser un moyen comme un autre pour l’administration gestion des notes de frais. Mais pour une gestion optimisée, il est judicieux de recourir à une solution électronique en employant un logiciel de note de frais.

Comment conduire de manière efficace la gestion des notes de frais ?

L’amélioration de la gestion des notes de frais commence par l’amélioration des procédures administratives. Avant tout, il est nécessaire de définir une politique de déplacement et une politique de dépenses, claires et propres à l’entreprise. Ces politiques constituent déjà une première barrière pour les employés. Par ailleurs, il est judicieux de recourir à des fournisseurs référencés pour limiter les transactions en espèces. La réduction des coûts étant au centre des intérêts de l’entreprise, plafonner les dépenses professionnelles, tout en respectant les réglementations fiscales et sociales, peut se trouver efficace. En outre, privilégier les moyens de paiement dématérialisés permet aussi de respecter cette optique de diminuer les charges et de rationaliser le flux financier.

En effet, cette amélioration des procédures administratives doit s’accompagner d’une évolution matérielle qui s’effectue par l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Avec cet outil, la gestion est optimisée à travers:

  • limitation du processus de traitement des notes de frais ;
  • simplification les démarches administratives dont les demandes de remboursement et la validation ;
  • transmission dématérialisée des justificatifs de dépenses, à tout moment et n’importe où ;
  • garantie d’une meilleure transmission des données entre les différents services, tout en favorisant la transparence des informations et en donnant une représentation détaillée et synthétique des budgets affectés aux frais professionnels ;
  • assurance d’un contrôle efficace et en temps réel des dépenses professionnel, tout en limitant les dépenses déraisonnables et abusives ;

Quels avantages pour l’utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais ?

Le traitement manuel des données financières a ses limites. Non seulement, il démotive les acteurs respectifs concernés, mais favorise grandement les erreurs et les abus. Notamment, au sujet des notes de frais, la meilleure façon de faire une gestion optimale est de recourir à une solution électronique dont un logiciel de note de frais. En effet, il n’offre que des avantages aussi bien pour l’employeur que pour les employés :

  • gain de temps en évitant les ressaisies à cause des erreurs avec l’automatisation de la politique de dépenses de l’entreprise ;
  • gain financier en évitant les abus et le redressement fiscal suite à l’intégration dans l’outil des dispositifs exigés par les réglementations fiscales et sociales comme les plafonds de remboursement et les limites d’exonération, etc.
  • automatisation de la récupération de la TVA en paramétrant systématiquement l’outil à cet effet ;
  • vision analytique des dépenses tout en maîtrisant les coûts, dans la mesure où les frais professionnels constituent un des premiers postes de dépense dans l’entreprise ;
  • possibilité d’édition des divers rapports et tableaux de bord sur les notes de frais ;
  • traitement des notes de frais à l’instant même de sa transmission par le collaborateur ;
  • possibilité d’archivage numérique des justificatifs de dépenses, et à portée de main en cas de contrôle de l’administration.

Sous quelles conditions l’URSSAF rembourse-t-il les notes de frais ?

Les notes de frais ne sont pas à prendre à la légère. Aussi bien pour l’employeur qui risque un redressement fiscal en cas de manquement aux réglementations, que pour l’employé qui risque de ne pas se faire rembourser. Trois conditions principales sont donc exigées par l’URFSSAF pour qu’une note de frais ouvre droit à un remboursement.

En premier lieu, les dépenses ont été réellement engagées pour l’accomplissement de l’activité professionnelle du travailleur. Qu’il s’agisse d’un déplacement, d’un repas d’affaires ou encore d’une formation, il faut que les dépenses puissent démontrer qu’il y a effectivement intérêt pour l’entreprise. Dans ce cas, elles sont remboursables.

En second lieu, les charges professionnelles réalisées doivent être conformes aux politiques de dépenses de l’entreprise, qui stipulent les règles de dépenses et les conditions à respecter pour être remboursé. En effet, en cas de manquement, le remboursement ne pourra s’effectuer. Pour l’employeur, il a l’obligation de communiquer à tous ses collaborateurs l’existence de ces politiques. Et pour les employés, ils ont l’obligation de les respecter pour pouvoir faire une demande de remboursement des frais qu’ils ont avancés.

En troisième lieu, pour ouvrir droit à une demande de restitution des frais, il est fondamental que la note de frais soit attestée par des justificatifs de dépenses. Factures, reçus de paiement, ce sont autant de pièces à conserver qui serviront également lors des contrôles fiscaux et sociaux par l’administration.

La carte corporate des dépenses professionnelles, une solution complémentaire au logiciel

L’utilisation d’une carte corporate ou carte business permet aussi de bien gérer les frais professionnel. Ce moyen de paiement permet au travailleur de régler les dépenses professionnelles. En effet, cette solution automatisée limite le collaborateur dans ses dépenses, car l’entreprise peut plafonner le montant de la carte. Un moyen pour limiter les frais inutiles et éviter les abus. Par la suite, la banque émet mensuellement un relevé des transactions qui servira de justificatif à la comptabilité. Un document qui permet de faire un suivi et un contrôle.

Par ailleurs, il est aussi possible de recourir à des fournisseurs référencés. C’est une possibilité pour le transport, l’hôtel ou le restaurant en cas de grand déplacement du travailleur. Cette solution permet d’obtenir des tarifs préférentiels pour réduire ses coûts. Pour le collaborateur, c’est un tracas de moins dans le cas où il ne peut pas assumer sur le moment les dépenses professionnelles, surtout si elles sont imprévues.

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